לאהוב ביקורת

שיחה עם חברי ועדת ביקורת ביגור לרגל אישור קדנציה שניה לועדה.

חבר כתב באתר יגור לאחר שאושרה לוועדת הביקורת הנוכחית קדנציה נוספת: "מי שיכול להצביע על איזה תועלת שהביאו ועדות הביקורת לדורותיהן ליגור, בלי קשר לחברים בהן ולעומדים בראשן, שיקום".

אביב ניב, יו"ר ועדת הביקורת הנוכחי, הציע שאעשה כתבה. כשנפגשתי עם חברי הועדה, גיליתי שיכולה להיות "ביקורת בונה", חיובית, אשר באה במטרה ועם כל הכוונה לעזור, להביא תועלת ולסייע בידי המנהלים. גיליתי ביקורת שפועלת מבלי לפגוע או להוות איום, למרות הרגישויות, הציניות והקרבה שבמחוזותינו.

אני לא יכול להוכיח את זה במספרים ובנתונים כלכליים, רק להביא דברים בשם אומרם, חברי הועדה, ולהעיד שהשתכנעתי ש"צריך את זה". זאת לאור מה ששמעתי ולמדתי על עשיית הביקורת ביגור. עובדה שכל חברי הועדה רצו להמשיך לקדנציה נוספת, ובעיקר הביטחון המלא שלהם בנחיצות ובטעם של עבודת הביקורת, שאותה הם מכירים בפרטים הקטנים, אלה אשר אינם מגיעים לפרסום באסיפה וביומן, מלמדים על כך. אני לא יודע אם אפשר להשוות את "ביקורת הפנים" ביגור לדוחות הביקורת של מבקר המדינה מבחינת ההשפעה והאפקט, אני יכול רק להגיד שזה אתגר גדול, ושהתהליך, כלומר יצירת דיאלוג חברי וקונסטרוקטיבי בין הצדדים, שלא חייבים לעמוד מצדיו המנוגדים של המתרס, לא פחות חשוב מהתוצאה, קרי, שינויים ארגונים ופרסונליים בארגון. ועדת ביקורת ביגור כוללת היום את אביב ניב (יו"ר), רפי נול, דביר סלומון, יצחק פורת ורן אזנקוט. בניסוח התשובות צירפתי את דברי חברי הועדה יחד ולא ציינתי, במרבית המקרים, שמות ליד התשובות לשאלות. מטבע הדברים, לא על כל התחומים אפשר לדבר: חברי הועדה חתומים על מסמך שמירת סודיות, מטעמי הגנה על עסקי יגור וממלאי התפקידים בתוכה. גם כך, עדיין יש במה שנאמר לפקוח עיניים ולהאיר מקומות חדשים ביגור.

למה צריך ועדת ביקורת? הצורך בועדת ביקורת ובביקורת פנים הוא כדי לבדוק שתהליכי העבודה וקבלת החלטות אשר מתקיימים בענפים, בהנהלות ובמוסדות, נעשים באופן תקין ואינם חושפים את יגור לסיכונים משפטיים או כספיים/ כלכליים.

מה ההישג העיקרי של הועדה הזאת? קודם כל, חשוב לציין כי לא כל הקרדיט מגיע לוועדה: ועדת ביקורת עובדת עם מבקרת פנים, עו"ד הלית הלר, המבצעת בפועל את ביקורת הפנים בענפים השונים). בנוסף, אנחנו זקוקים לגיבוי ולשיתוף פעולה של הנהלת הקהילה קרי, המזכירות, על מנת לבצע את העבודה בצורה יעילה, בעיקר בשלב יישום ההמלצות. במהלך הביקורת מתקיים תהליך שאנחנו חלק ממנו, ואנו מאוד גאים להיות חלק ממנו. זה תהליך שינוי היחס בענפים ובמוסדות וריכוך משמעותי של ההתנגדות למוסד הביקורת, לא בלחץ וכפייה אלא בצורה חברית, מתוך כבוד ורצון לעזור להשתפר. יש כאן הבנה שהמטרה העיקרית היא להגן על הענפים, על המנהלים ועל יגור. הגאווה הכי גדולה והשליחות הכי חשובה שלנו הן בהנחלת השינוי הזה במערכות יגור. יותר ויותר אנשים ומרכזי ענפים מבינים שביקורת הפנים ופעילות הועדה שמאחוריה, הם כלי חשוב לניהול ולהתנהלות של הענף או הארגון. מי "שירד לו האסימון", ויש יותר ויותר כאלו בכל מיני רמות ומקומות, מבין שההתערבות החיצונית והאובייקטיבית הזו הינה כלי עזר, שיכול לשפר את הביצועים והתהליכים בארגון, ושלכולם יש רק מה להרוויח מזה.

מה נעשה בשנתיים הראשונות שלכם? נערכה ביקורת בשישה נושאים, בכל שנה נערכו שלושה דוחות. בשנת 2016 נבדקו ענף הבניין, ענף נדל"ן ותאגיד "בא לגן". שני הדוחות הראשונים הוגשו למזכירות והוצגו בפני האסיפה, טיוטת הדוח השלישי נמסרה לדירקטוריון "בא לגן" וטרם הושלמה עד היום מסיבות פנימיות של התאגיד.

בנושא ענף הנדל"ן – קידמה הביקורת נושאים כגון: ניהול הסכמים, ביטוח ועוד.

בנושא ענף הבניין – לראשונה מונה מנהל רכש והוקם מחסן רכש ל"בדק בית". רכישות הענפים (חשמליה, שרברבות, בניין, תאגיד המים, גידול החסה ועוד) כבר לא נעשות על-ידי מנהלי הענפים אלא באופן מרוכז, באמצעות מכרזים, אשר נעשים על ידי מנהל הרכש בצורה המאפשרת יותר פיקוח והקפדה גם על התהליך ועל ה"ניירת" וגם על האיכות ועל המחיר.

בשנת 2017 נבדקו: משאבי אנוש וחשבות שכר, ענף המזון (אקונומיה ומטבח, חדר האוכל) וגד"ש (השייכת לתאגיד יח"ס- לא ליגור). הדוחות יוצגו בפני האסיפה במהלך חודש פברואר 2018.

מהי גולת הכותרת מבחינתכם?

תשובה: הנושא החשוב ביותר הוא שינוי התרבות הארגונית. למשל: הקמת מחסן הרכש בבניין. זהו שינוי מהותי בצורת ההתנהלות בתוך יגור, שקרה בעקבות המלצות הביקורת. מעבר לעשייה הנקודתית, הבשורה בהקמת משרד הרכש בבנין היא התחלה של "הפרדת רשויות" בתוך המערכת, שמאפשרת התנהלות בריאה ונכונה יותר.

בנוסף לשינויים מהסוג הזה, עצם זה שמנהלים פונים אלינו או אל מבקרת הפנים להתייעצות או בבקשה לבדוק משהו אצלם בתוך הענף, זו הצלחה גדולה. חשוב לומר שהאווירה הקיימת והגיבוי של הנהלת הקהילה/ מזכירות, בשילוב עם אופי עבודתה והגישה החיובית של מבקרת הפנים שלנו, המקדמת את נושא שיתופם הפעיל של מנהלי הקיבוץ (מזכיר, מנהל עסקי, רכזת צו"ש, גזבר, מנהל הנהלת חשבונות) לאורך תהליכי הביקורת בתחומים השונים – מאפשרים עבודה נכונה ויעילה יותר של ביקורת הפנים וגם שיתוף פעולה מצד מנהלי הענפים השונים.

איך זה עובד? בתחילת הקדנציה הראשונה נפגשנו עם המזכירות ועם המבקרת ושמענו מהם המלצות הערות ודעות. בדקנו מה ואיך נעשה בקיבוצים אחרים עם מאפיינים דומים ושונים מאלו של יגור. בדקנו מה היה בביקורות ובוועדות הקודמות ביגור. ניסינו להבין וללמוד מה הצליח ומה לא, מה עבד טוב יותר ומה פחות, נפגשנו עם אנשים שונים, מתוך ומחוץ ליגור ועם מבקרי פנים שונים ועשינו תהליך של למידה והבנה של תחום ביקורת הפנים בכלל ובתוך יגור בפרט. אחרי כל זה בחרנו את מבקרת הפנים שאיתה יהיה לנו הכי נכון לעבוד על פי מדיניות הפעילות ולתפיסת העבודה שלנו ועל פי המאפיינים של יגור בכל הקשור לביקורת פנים.

באופן שוטף, לקראת כל סוף שנה אנחנו מתחילים לדון היכן ואיך נכון לבדוק בשנה שתבוא ומגבשים תוכנית עבודה שנתית. לאור התכנית והדגשים שהועדה קובעת, המבקרת מתחילה את הבדיקה. פעמים רבות, כבר תוך כדי הבדיקה, מתחילים שינויים ותיקונים הנעשים על ידי המנהלים בגוף המבוקר. את הטיוטה הראשונה המבקרת מראה לשלושה גורמים במערכת: מנהל הענף, האחראי על הענף במזכירות ולמרכז ועדת הביקורת. כל אחד כותב הערות ומחזיר את הדוח למבקרת המבצעת שינויים כנדרש ומגישה את הדוח הסופי לאותם שלושה גורמים. מרגע זה עוברת האחריות ממנה לשלושת הגורמים הללו. באחריות הענף לתקן את הטעון תיקון וליישם את ההמלצות, באחריות המזכירות לוודא שתהליך הביקורת מתקיים ובאחריותנו לעקוב אחרי ביצוע ההמלצות לאורך זמן. הועדה נפגשת 6-7 פעמים בשנה, לפחות. עיקר העומס בתחילת השנה ובסופה. בתחילת השנה לומדים ובוחרים את תחומי הביקורת, וגם בודקים את העשייה בשנה שחלפה. פגישות הועדה במהלך השנה מוקדשות הן למעקב אחר התקדמות הביקורת הנעשות השנה והן למעקב אחר יישום המלצות הביקורות משנה שעברה.

מהי חלוקת התפקידים בין הועדה למבקר/ת? הועדה מחליטה על רשימת נושאים לבדיקה ועל מה לשים את הדגשים, והמבקרת מבצעת את ביקורת הפנים עצמה, כותבת ומגישה את הדוח הכולל ממצאים והמלצות שונות לשינויים או שיפורים בהתאם. ועדת הביקורת הנוכחית בחרה לעבוד מול המבקרת עו"ד הלית הלר, שהינה גם בעלת תואר במנהל עסקים ומגשרת מוסמכת. הלית מבצעת את תפקידה כמבקרת פנים בצורה מקצועית מאד, היא בעלת ניסיון רב בביקורת פנים בקיבוצים ובארגונים ציבוריים (כולל קיבוצים בתהליכי שינוי).

מהו הגורם לעבודת הצוות הטובה והיעילה של ועדת הביקורת, ומה התנאים להצלחת הביקורת? כל אחד מאיתנו בא מרקע אחר: רפי מניהול ותעשייה, יצחק פורת מהחקלאות (קונבנציונאלית ומתקדמת), דביר מהמחשבים, רן מראיית חשבון ואביב מתחום הטיפולי והובלת צוותים מקצועיים. הגיוון של הניסיון האישי והתעסוקתי ביננו, יחד עם הרצון האמיתי להביא לשינוי, יוצרים תמהיל טוב והתוצאות בהתאם. ברמה המערכתית, יש חשיבות גדולה לאיכויות של המבקר/ת ולגב שהנהלת הקיבוץ נותנת.

האם אתם נתקלים בהתנגדויות? כמעט שלא. מרכזי ענפים ומנהלים משתפים פעולה, מבינים שזה לטובתם, ופעמים רבות מיישמים את המלצות הביקורת תוך כדי התהליך.

האם יש ביקורת גם בתאגידים? כן. במהלך שנת 2016 נערכה ביקורת פנים, בתחום מסוים, בתאגיד בא לגן. שם התהליך לא הסתיים עד היום (כאמור, נעצר לאחר דיון בדירקטוריון). החל משנת 2016 ועדת הביקורת של יגור משמשת גם כועדת הביקורת של אחי"ג, והחל משנת 2017 אנחנו גם ועדת הביקורת של תאגיד יח"ס. בשנת 2017 נבדק ענף גידולי שדה השייך לתאגיד יח"ס.

מהי אחריות הביקורת לתהליך השינוי שמתחולל יגור? גדולה מאוד! על פי חוברת השינוי תעסוק הביקורת בשנתיים הראשונות לשינוי בעיקר בביצוע וביישום שלו. אנחנו נעבוד מול כל הגורמים האחראיים ליישום השינוי, ותפקידנו לוודא שהדברים מיושמים על פי ההחלטות.

איך הגעתם בכלל לוועדה ומה גורם לכם להמשיך קדנציה שניה? מזכירות יגור פנתה לאביב (לאחר שתקופה ארוכה מאד לא נמצאו מתנדבים מתאימים לריכוז הועדה). כשפורסם המכרז לוועדה, שני חברי ועדה נרשמו למכרז: רן אזנקוט (שפנו אליו ממש"א להיות חבר בוועדה) וגבי קרדוש. אך היה צורך למצוא חברי ועדה נוספים (התקנון קובע 6 חברי ועדה) ואביב פנה למספר חברים נוספים. מתוכם רפי, דביר ויצחק נעתרו לבקשה, ומאז אנחנו עובדים יחד (חוץ מגבי קרדוש שיצא לעצמאות כלכלית). רפי נול: הסכמתי להצטרך לועדה כי אכפת לי מהקהילה וזאת דרך טובה לתרום וללמוד עליה. אני מרגיש שיש לנו תפקיד חשוב ושהתרומה שלנו ושלי משמעותית. יצחק פורת: הצטרפתי כי התחום נראה לי חשוב, היו נושאים "שלחצו לי", כאלה שביקורות קודמות לא הצליחו לקדם. באתי כדי לעשות את זה אחרת. כך גם קרה.

מה הביקורת שלכם על עצמכם? שאין נשים בוועדה. פנינו למספר רב מאד של נשים בבקשה לשקול להצטרף לוועדת ביקורת, אך כולן ענו בשלילה.

זו הזדמנות לקרוא לנשים נוספות לבוא ולהצטרף אלינו לוועדה.

על מה התווכחתם בתוך הועדה? למשל, בראשית כל שנה יש התלבטות אילו תחומים הכי נכון לבדוק. בדרך כלל, רק אחרי דיונים וויכוחים רבים וטיעונים חשובים לכאן ולכאן, אנחנו מקבלים החלטה. אבל, באופן כללי, אנחנו די תמימי דעים בחלק גדול מהנושאים ובעיקר באופי ובמדיניות העבודה.

מהי נקודת התורפה של המבנה ושל התרבות הארגונית ביגור מנקודת השקפתכם?

• בעלי תפקידים שהם לא תמיד בעלי מקצוע בתחום אחריותם, בגלל אופי הקיבוץ שעדיין מתנהל קצת כ"עסק משפחתי".
• אין דרישה למקצועיות ממנהלים ומעובדים, דרישה שבמקומות עבודה מקבילים בחוץ היא אלמנטארית ומובנת מעליה, למשל יכולת לקרוא מאזנים. זה נכון גם לגבינו, שלא באנו עם רקע של ביקורת ארגונית (אנחנו עושים כרגע "ביקורת על הביקורת").
• הקושי להתחייב והקושי לאכוף החלטות שמתקבלות: החלטות שמתקבלות באסיפה או בקלפי לא תמיד מתבצעות בסופו של דבר, או לא מבוצעות עד הסוף.
• מצד שני, יש "עודף דמוקרטיה" שמוביל להחלטות לא ריאליות, שלא מתבצעות, כמובן, או תהליכים ארוכים מדי, ואפילו כאלו שנתקעים באסיפה.
• חוסר המשכיות בחלק מהענפים, והמשכיות יתר בענפים אחרים.

אביהו קול: בענף הנדלן נערכו 2 ביקורות. בסך הכל הן תרמו וקידמו את הענף. ההמלצות וההערות היו ענייניות וטובות, ורבים מהדברים תוקנו כתוצאה מהדיאלוג תוך כדי תהליך הביקורת, ולא דחינו את ישומם לדוח הסופי. לא נכון להגיד שזה לא תורם ולא מועיל, ומי שטוען כך, טועה או לא מכיר את העבודה. עיקר העבודה שלנו הייתה מול מבקרי הפנים ופחות מול הועדה.

עמית גרודמן (מנהל הגד"ש): בקדנציה שלי היו שתי ביקורות. השנייה עומדת להיות מוגשת בקרוב. מבחינתי זה כלי עזר לענף ובפרט למנהל. הביקורת מאירה נקודות שלא תמיד זוכות למספיק תשומת לב בעומס השוטף והיומיומי. נפגשתי עם הלית, המבקרת, מספר רב של פעמים. היא גם נפגשה עם חלק מהצוות. ההתרשמות שלי היא שהעבודה שלה מקצועית וטובה.

גל שגיא: עבדתי עם שתי ועדות. עם הועדה הראשונה התהליך היה לא נעים ולא מספיק ממוקד. לא הייתה לי כימיה טובה עם המבקר אלחנן, וגם לא היה נציג של יגור שליווה אותו. עם המבקרת הלית, כבר היה אחרת. היה ליווי שוטף של ועדת ביקורת. הפגישות היו קצרות וממוקדות ולא ארוכות ומתישות. על כל שאלה שהיא הביאה, ענינו. אם היה צריך להכין שעורי בית, עשינו אותם ברצון. לא תמיד חיכינו לדוח הסופי אלא הרבה פעמים שינינו דברים באופן מיידי לאור הערות והשגות שלה.

עו"ד הלית הלר, מבקרת פנים:

ועדת ביקורת עובדת איתי בקשר שוטף ומלווה אותי בתהליך בניית תוכנית הביקורת השנתית, סיכומה ויישום ההמלצות בהמשך.

חברי הועדה מוסיפים לביקורת רמה מקצועית מעולה מהיכרותם ומניסיונם האישי והציבורי לגבי תהליכים שקורים בקיבוץ, ובכך תורמים לקידום הביקורת ולהצלחתה. האוירה הטובה מאפשרת עבודה נינוחה, גם כשדנים בנושאים ובסיטואציות מורכבים ולא קלים להתמודדות.

אני שמחה לעבוד בשיתוף פעולה עם צוות שמבין, שהולך בראש אחד אתי, שמקפיד על יחס הוגן למבוקרים ותופש את הביקורת ככלי בונה ומגן ולא ככלי ניגוח!

כמו כן, כמבקרת פנים אני זוכה ביגור לשיתוף פעולה מלא והמון רצון טוב לשנות ולשדרג מצד המנהלים והמבוקרים. חלק מהמלצות הביקורת מיושמות כבר תוך כדי תהליך העבודה.

אני רוצה לציין את מנהלי הקיבוץ, שנעזרים בי ויש להם קו פתוח עמי ויכולים להתייעץ בכל נושא שעולה.

אני מסכמת בכך שמלבד העבודה הלא פשוטה יש המון רצון טוב, אכפתיות ורגישות על מנת לשנות ולקדם.

 

גדי רביב