צומת יגור המקום של חברי יגור
1. הצגת דו"חות ביקורת 2018.
מוזמנים: הלית הלר – מבקרת פנים, אביב ניב – ו.ביקורת.
א. ועדת פנסיה.
מוזמנים: דגן שוחר, אופיר צירלין, רמי זלינגר.
אודי, אורלי, דגן ורמי – צוות מצומצם של הועדה, מנהל את השוטף, מתכנס פעם בשבוע.
הועדה עצמה מתכנסת כ-3 פעמים בשנה.
המלצות :
על הועדה להתכנס פעם ברבעון, לפחות.
פרוטוקולים של הועדה – לא נכתבו ב-2018 .
רמי מעלה לדיונים בועדה נושאים עקרוניים. נושאים פרטניים והשוטף נידונים בצוות המצומצם.
האם הצוות המצומצם לא מייתר את הועדה?
האם לשקול פתיחה של חשבון נפרד לפנסיה כדי להבטיח את הכספים.
נדרשת בקרה על עבודת עוזר גזבר בנושא הפקדות לחברות הפנסיה כולל חיוב בתקציב.
מומלץ להעביר את ניהול עובדי החוץ למערכת השכר של יגור (היום היא מוקלדת במערכת/תוכנה אחרת) כדי להקל על הבקרה ועל ההפרשות.
נחוצה הגדרת סטטוסים ברורה יותר: "אלמן" מול "יחיד".
דו"ח אקטוארי (כסף הנצבר בקרן הפנסיה ביחס לפנסיית המטרה). 140 חברים (מתוך כ 850 חברים ומועמדים מיגור, 15% ) ל א חתמו עדיין על ייפוי כח ל"מסלקה" (המסלקה היא מסד הנתונים שעוקב אחרי המצב הפנסיוני של כל החברים שנתנו ליגור את המידע ואת יפוי הכוח לעשות זאת).
נושא הפערים במסלקה. הועבר לטיפול במזכירות.
יגור נמצאת בעודף אקטוארי – ממתינים לדו"ח סופי. יש מספר אופציות, יתקיים דיון נוסף בועדה בנושא. דרוש טיפול מיידי.
נקלטים: דרושה שמירת הנתונים גם בהנה"ח. דרוש נוהל לגבי העברת המידע מהמזכירות ומועדת קליטה להנהלת חשבונות וקבלתו.
עבור הנקלטים הוכן "טופס טיולים"עם כל "התחנות" שצריך לעבור: מש"א, גזברות, אבחון, דמי קליטה וכו. בדיקת ההיתכנות הכלכלית (עמידה בתנאי סף כספיים לקליטה ביגור) מתבצעת על ידי חברה חיצונית. יש להקפיד על תיוק.
– בקרה על ההפקדות של הנקלטים יש לבצע (כל רבעון) ולא רק בסוף שנה.
ב. מרפאת שיניים
מוזמנים: יהודית מחלב, איל שריג.
המלצות :
חיובי חברים. יש לציין האם החיוב הוא על החבר או על הילד.
בדיקת יחס מטופלים מול שעות עבודה של הרופאים – בוצע.
נדרש עדכון הסיכומים מול השיננית ומול יוסי רגב – העורך דין של יגור ממליץ לא להתעסק בזה כרגע.
יש להפסיק תשלום במזומן במרפאה. תבחן אפשרות תשלום בהיקף נמוך מול חשבונית בהנה"ח.
תיבדק האפשרות לאישור תשלום טלפוני על בסיס אשראי.
יש צורך במחירון עבור ניהול ומעקב טיפולים במרפאת השיניים.
דרוש מיסוד ותיקנון לנוהל משא ומתן של חברים מול מרפאות שונות על טיפולי חוץ (שתלים ועוד). חברים יופנו למרפאות מאושרות בלבד, בהתאם למחירון שנקבע, ובשיתוף הרכש.
ביחס להחזרים בגין טיפולי חוץ , אין בדיקת התאמות בהנה"ח. יש לאחד את שתי מנהלות החשבונות שעוסקות בנושא.
אישור טיפולים מחוץ ליגור – בידי איל ומנהלת המרפאה.
יש לפתוח ניהול תיק זיכויים במרפאת שיניים.
יש להפסיק פעולת החזרים עבור טיפול שיניים בקופה.
פנקסי קבלות מלאים יש להעביר להנה"ח, שם תבוצע בקרה.
תיעוד הזמנת תורים – יש לבדוק עם עו"ד האם חובה לשמור תיעוד.
דרושה חתימה של מנהלת המרפאה על חשבוניות זיכוי.
ג. הגיל הרך
מוזמנת: חן נעם – מנהלת הגיל הרך.
בהשוואה לקיבוצים אחרים המערכת מנוהלת ומסודרת מאוד.
סה"כ 60 עובדים.
מתקיים ניהול תמחיר לכל בית ילדים.
צריך לערב את מ.מש"א בראיונות של עובדים.
דרושה ערנות לגבי מניעת העסקה של עברייני מין במוסדות החינוך, כולל האם ישנו רישום משטרתי של התעללות למועמד/ת להעסקה בגיל הרך ביגור.
יש לערוך השתלמות בטיחות ועזרה ראשונה פעם בשנה.
יש לחייב חתימה של העובדים על דו"ח נוכחות.
יש לכתוב נוהל יציאה לטיול, ולערוך ביקורות על יישומו.
יש צורך לתקן ליקויי בטיחות, להכין רשימת טלפונים לחירום.
יש להקפיד יותר בתחומי היגיינה, עישון של מטפלות רחוק מבית הילדים, חולצה נוספת לעובדות, שימוש בכפפות, שטיפת ידיים.
הסכמים דרושים רק עבור הורים של ילדי חוץ.
תשלום מומלץ בצ'קים דחויים/אשראי.
הנחות מינואר 2018, תשלום 30% ממחיר המחירון.
הנחה של 5% לילד שני.
הנחה 10% לעובדים במערכת.
יש לקבוע בהסכם שהמשפחה שעוזבת באמצע השנה עדיין מחוייבת במחיר מלא להמשך השנה.
להסדרת השימוש בכסף מזומן ("קופה קטנה") נפתחו כרטיסי ספק מסודרים בהנה"ח.
קניית מזון בחדר האוכל ובמרכולית צריכה להיעשות עם רשימה מסודרת. בתי הילדים עברו לשימוש בכרטיסים מגנטיים, דבר המאפשר בקרה חודשית על המוצרים.
הוסדר עניין חמרי הניקיון, הארון ננעל. יש ניהול מלאי.
מתקיים שיתוף פעולה מול הרכש בהנהלת חשבונות ביחס לתהליכי רכישה.
2. תכנית השקעות 2019 – מצורף. (הובא לאסיפה, דווח בגיליון קודם)
