צומת יגור המקום של חברי יגור
יו"ר אמנון מאירי
א. דו"ח המבקרת הלית הלר (אחרי עריכה)
המבקרת: הדו"חות הוצגו להנהלות ונידונו לפרטיהם. כאן יימסר תמצית. ההנהלות ידווחו על יישום הממצאים והערות.
הדו"חות מהתאגידים הוזמנו על ידי נוקי, השאר הוזמנו על ידי ועדת ביקורת והמזכירות. הביקורת התמקדה בבדיקת התנהלות הדירקטוריון/ועד ההנהלה של החברות.
(הערת העורך, חלק המדברים הטכניים או אלה שנראו לי חסרי עניין לציבור הושמטו מהדיווח, בכלל זה כל ההמלצות להנהלת חשבונות, הדו"ח המלא במזכירות).
בא לגן
משיחות הביקורת עם חברי דירקטוריון, עלה כי קיים חוסר בהירות לגבי תפקידם וסמכותם.
הביקורת ממליצה כי עורך דין מומחה בתחום דיני חברות יוזמן להנחות את הדירקטורים בנושא
סמכויות, אחריות חובות וזכויות של דירקטורים וממשק בין אסיפת בעלי המניות לבין דירקטוריון באלגן וועד הנהלה אחי"ג.
מומלץ כי הדירקטוריון יערוך תכנית רב שנתית ברמה האסטרטגית להגדיר באילו תחומים עוסקים. התכנית תחולק לחלקים לפי שנים.
מומלץ כי חברי הדירקטוריון יקפידו להגיע לישיבות, בהתחשב במספר המוגבל של המפגשים.
מומלץ כי הנהלת באלגן תשקול מינוי דירקטור חיצוני על בסיס שנתי, לא מקרב חברי הקיבוץ, לדירקטוריון, זאת על מנת להפיק וליהנות מידע וניסיון של אנשי מקצוע הרלבנטי לחברה ופרספקטיבה חיצונית. בנוסף ליו"ר הדרקטוריון שהינו דירקטור חיצוני.
כמו כן, מומלץ למנות נציג מטעם ועד הנהלה אחי"ג כחבר דירקטוריון בדירקטוריון באלגן.
(ההמלצה התקבלה על ידי הדירקטוריון).
מומלץ כי כלל חברי הדירקטוריון/ ועד ההנהלה הנוכחים יעברו הכשרת קורס דירקטורים ובכל
מקרה ילמדו את חוק החברות.
מנהלת משאבי אנוש בקיבוץ מסרה כי בכוונתה ליזום קורס דירקטורים בקיבוץ בתחילת שנת 2020.
מומלץ לקיים הצבעה בהרמת יד. אם יש מתנגדים, מומלץ כי התנגדות/ הסתייגות תירשם באופן תמציתי בפרוטוקול, חשוב שהתנגדות תירשם כיוון שיתכן שההתנגדות/ הסתייגות תתגלה כבעלת משמעות ועל מנת לתקן דברים עתידיים.
באחריות מי שמסתייג/ מתנגד להחלטה המתקבלת לדאוג שירשם שהקול שלו נגד. באחריות חבר הדירקטוריון לדרוש תשובות לשאלות בהקשר לנושאים השונים שעולים בדיונים.
אחי"ג
חברות בת – מומלץ לדרוש כי תתקיים ישיבת דירקטוריון באמ"י (אנרגיות מתחדשות יגור) אחת לחצי שנה, אשר במסגרתה יוגשו דוחות רבעוניים. (המלצה התקבלה)
נהלים – יו"ר אחי"ג מסר כי יקיים בדיקה של הנהלים הקיימים ביגור העוסקים בממשקים בין הקיבוץ לתאגידיו בשיתוף עם היועץ המשפטי של הקיבוץ ובמידת הצורך ובהתאם לחוק יערכו מחדש.
מש"א
רקע: כיום הקיבוץ פועל בנושא הסדרי עבודה על-פי הכללים הקבועים ב"חוברת שינוי אורחות חיים" שהגדירה בהקשר הזה:
את המסגרת הכללית של חובות וזכויות חברי יגור בתחום העבודה והפרנסה.
המנגנונים ליישום ופיקוח על מערכת העבודה וההתפרנסות של חברי יגור.
הסדרי העבודה ביגור ככל האפשר ברוח חוקי העבודה ולהשוות, ככל האפשר, את תנאי עבודתם של החברים בענפי יגור ותאגידיו לאלה של החברים עובדי החוץ
מהביקורת עולה כי בחוברת השינוי נכלל ניסוח ונתונים אשר אינם מדויקים ועל-כן נעשות התאמות ע"י מש"א בשיתוף עם המזכיר במידת הצורך. מומלץ כי התאמות תתועדנה בצורה מוסדרת, לצרכי מעקב ושיטתיות ביישום הכללים. (ההמלצה התקבלה).
עבודת חברים, מנהלת מש"א הקודמת מסרה כי השאיפה שתהיה מעורבות רבה יותר ושיתוף בין התאגידים למש"א יגור בכל מה שקשור לעבודת החברים בתאגידים אלה, כגון: שיתוף מידע לגבי משרות שעומדות להתפנות, שיתוף מידע לגבי בעיות שיש עם חברים בעבודה. לעיתים מידע מועבר אל מנהלת מש"א לאחר שכבר נוצר משבר/ שמשרה אוישה
עזרה במציאת מקומות עבודה מחוץ לקיבוץ, מהביקורת עולה כי מתקיים באופן חלקי היות וחלק מהחברים לא פונים ולא מיידעים על כך שנמצאים בתהליך של מו"מ מול מקום עבודה. יצוין כי בסופו של דבר, כל חבר שיוצא לעבודת חוץ מחויב להעביר את תלושי השכר למש"א.
הכשרה/הסבה מקצועית לחברי יגור: מומלץ לקבוע נוהל אשר במסגרתו יקבעו קריטריונים של סדרי עדיפות למתן מענק לימודים. (המלצה התקבלה)
עניין עזרה במימון לימודים והכשרה מקצועית/ הסבה מקצועית מוסדר בחוברת השינוי. מנוסח הסעיף עולה כי חסרים קריטריונים לזכאות לקבלת השתתפות הקיבוץ בהכשרה/ הסבה מקצועית. מומלץ לקבוע קריטריונים לקבלת השתתפות הקיבוץ בהכשרה/ הסבה מקצועית, על מנת להבטיח שהקיבוץ יוכל לעמוד בתקציב הנ"ל.
פרסום משרות / מודעות "דרוש". התקנון ביגור דורש פרסום השכר בזמן מכרז למשרה מנוגד לנורמה. שכר נקבע על בסיס אישי-כישורים מקצועיים וכד', למעט משרות בכירות.
יישום החוק למניעת העסקה של עברייני מין במוסדות חינוך/בעלי עבר פלילי- התעללות בחסרי ישע: מומלץ למלא את דרישת החוק למניעת העסקה של עברייני מין במוסדות חינוך ולערוך בדיקות לעובדים בהתאם, כולל נשים. (מיושם ביגור).
קליטת חבר לעבודה, בחוברת כתוב, ש"יערך הסכם בין החבר למקום העבודה אשר ינוסח על ידי משאבי אנוש על פי הדרישות שיעמיד מנהל הפעילות." בפועל הוראות הסעיף אינן מקוימות, חברי הקיבוץ אינם מוחתמים על הסכמי עבודה. מנהלת מש"א מסרה שהסיבה היא שבין הקיבוץ לחברי קיבוץ לא מתקיימים יחסי עובד- מעביד. בפרסום המשרה נרשם הגדרות התפקיד ודרישות התפקיד. מומלץ להחתים את החבר על הגדרת תפקיד ולרשום שהגדרות יתעדכנו מעת לעת לפי צרכי המערכת. מנהלת מש"א מסרה כי בהתאם להמלצת הביקורת, חברים מוחתמים על הגדרת תפקיד
דיווח שעות נוספות, מומלץ להעביר למרכזי הענפים דוח שעות נוספות חודשי מרוכז שבוצעו על- ידי החברים העובדים בענף, על מנת שיתאפשר מעקב על-ידי מנהלת משאבי אנוש ומנהלי הקיבוץ. (מקובל ומיושם).
ימי חופשה, מנהלת משאבי אנוש אינה עורכת מעקב על צבירת ימי חופש. העניין באחריות מנהלי הענפים. חשבת שכר מפיקה עבור המנהלים דוח עלויות שכר הכולל יתרות חופשה, מדי חודש, מומלץ כי מנהלי הענפים יקפידו על מילוי הוראות החוק בנושא של מתן חופשה רצופה במשך שבוע. מומלץ כי חשבת שכר תפיק למנהלים דו"ח יתרות ימי חופשה אחת לרבעון ותתזכר כי יש לנהל את צבר ימי החופשה כך שתהיה יתרה של 5 ימים לצורך יציאה לחופשה שנתית. (מקובל ומיושם)
עובדי חוץ, משרד רו"ח של הקיבוץ הנחה את הקיבוץ בעקבות שינוי ב"חוק ההסדרים", שהחברים העובדים בחוץ יעבירו משכורתם לחשבון הבנק של הקיבוץ ולא לחשבון הבנק הפרטי שלהם. נשלחו מכתבים לחברים. חברים אלה הוחתמו על מסמך שמעביר אליהם את האחריות לתשלום מס הכנסה והפרשים לקיבוץ. לא כל החברים משתפים פעולה עם ההנחיות.
עובד חוץ יחתום על הסדר עובדי חוץ ונספחיו – לא מיושם. מומלץ לערוך הסדר כאמור ולהחתים את החברים. מנהלת מש"א מסרה כי קשה יהיה לאכוף את הנושא.
יעקב עציון: לפני 4 שנים העריכו את גובה השכר בקיבוץ. איך מתבצעות העלאות שכר וקידום לחברים?
בועז אוחנה: יש "צוות שכר" ובו גזבר מנהל מש"א, ואני. לפני שנה העלינו ב-%3, מנהלי הענפים מחליטים על העלאות עובדי הענף במסגרת התקציב שמאשרת המזכירות.
(בתגובה לשאלה) בעיית הגשת התלושים כמעט נעלמה, כיום מעל 90 אחוז מעבירים את הכספים כנדרש, אנו מטפלים בחברים שלא עושים זאת. מי שלא פועל לפי הנוהלים (בודדים), מחוייב על החוסר וישלם את המחיר בבוא היום.
מי יגור
מומלץ לערוך הסכמים למתן שירותים בין הקיבוץ למי יגור בתחומים השונים.
כיום כל הידע אודות תשתיות המים הינו ברשות מנכ"ל מי יגור בלבד (עמוס שולנר). מומלץ כי הידע אודות התשתיות יועבר ע"י המנכ"ל לגורם נוסף במערכת, למקרה של היעדרו, על מנת שיהיה גורם נוסף שיכיר את המידע של תפעול התשתיות, מיקומן וכד'.
מיפוי תשתיות ממוחשב – מומלץ לוודא שקיים גיבוי עדכני למיפוי התשתיות.
הסכמים עם לקוחות, מומלץ כי תנאי תשלום, ותעריפים יאושרו ע"י הנהלה פעילה/ מנכ"ל, ויו"ר "מי יגור" בכתב. מומלץ לדרוש מלקוחות תשלום במועד הקבוע בהסכם עימם. מומלץ כי הסכמים עם לקוחות מי יגור יועברו לעריכה מחודשת, בעת סיומם. בחלק מההסכמים חסרה התייחסות לנושא של איחור בתשלום ע"י הלקוח, וחסר מועד התחלה וסיום ההסכם.
הסכמים עם קבלנים, נמסרו המלצות שונות.
שלמה מורן: לגבי הסדרי עבודה, ביקש הבהרה לגבי ההמלצות בתחום.
הלית: מדי פעם יש דברים בחוברת השינוי דברים לא ריאליים, כמו הסכמי עבודה בין הקיבוץ חברים, יש לעדכן את הסעיפים האלה.
נעם שפיגלר: אתייחס לביקורת על הנהלת חשבונות. ככלל- ביקורת היא הזדמנות להשתפר וכך יש להתייחס אליה. הנקודה החלשה ביגור ותאגידיה היא "הפולו-אפ" (מעקב אחרי ביצוע המלצות הביקורת). אנו רואים דוחות רבים שמוגשים לאסיפה אולם לא נעשית בקרה על יישום ההמלצות. המבוקר צריך להכין תוכנית עבודה לטיפול בממצאים ולוחות זמנים לתיקון הליקויים. בהנהלת חשבונות, מאז כניסתי לתפקיד, התחלנו לתקן ליקויים משמעותיים ולא חיכינו לביקורת. חלקם כלל לא הופיעו בביקורת. נתייחס לכל הנקודות הדרושות ע"מ לשפר את הבקרה ותהליכי העבודה.
גבי קרדוש: דרוש לו"ז זמנים מפורט לתיקון הליקויים בדו"חות, כדי שנוכל לבדוק האם תוקנו הדברים בזמן.
אבישי שורש: מוזר בעיני שועדת ביקורת של יגור בודקת את התאגידים, זה בניגוד לחוקי החברות שקובע שועדת ביקורת צריכה לקום מתוך הדירקטוריון של החברות. זאת כדי להבטיח שהדברים הנבדקים יהיו באמת הדברים החשובים והדחופים, באמת. בלגין למשל, מתקיים הנוהל על פי חוקי חוקי החברות. באשר לדו״ח הנהלת חשבונות: בחשבון יגור מוחזקים מספר עשרות מליונים ₪ של חברי קיבוץ. לדעתי על הסכום הזה אין ביקורת ובקרה. צריך שיהיה נאמן מטעם החברים ונושא כזה חשוב לציבור החברים לא מוזכר ומתעסקים בענייני רישומים שהם לא הבעיה הראשונה.. בעיה נוספת היא, כיצד ועדת ביקורת והמבקרת בודקים לאורך השנה ביצוע המלצות הועדה ותיקון הליקויים.
נוקי נויפלד: הבטחתי עם כניסתי לתפקיד, כדי שתיהיה, שקיפות להזמין, את הביקורות הללו. אני מבטיח שבכל התאגידים תתקיים החל מ 1.1.2021 בדיקה מדוקדקת לביצוע דו"חות הביקורת.
ב.תוכנית ביקורת 2020 (ראה למטה)
רן אייזנקוט: (נציג ועדת ביקורת): כידוע הועדה התחלפה בנוב' 2019, לפני הקורונה. שאלת ה"פולו אפ", עולה מדי שנה. הערות והמלצות רבות מתוקנות "תוך כדי תנועה" במהלך הבקורת. חלק מהדברים לוקחים יותר זמן והערכות ומטופלים אחרי הגשת הדוחות.. אי אפשר לבקר ולעקוב אחרי דברים לנצח. שמיכת התקציב לביקורת קצרה ויש להפנותו לבדיקות שלא נעשו שנים. אפשר לראות, שדברים משתנים ומתוקנים. צריך לזכור שהדברים נמסרים כהמלצות. בסך הכל אנו רואים שיתוף פעולה מתמשך מצד הענפים והמוסדות. מציג את התוכנית השנתית.
הלית: עוד חצי שנה אגיש דו"ח ביקורת מעקב, שיבדוק האם בוצעו ההמלצות שהגשנו ב-2-3 שנים האחרונות. דברים "עתיקים" יותר דורשים ביקורת מהתחלה.
רן אייזנקוט: פנינו לציבור להעלות הצעות לגבי סדר היום והנושאים לביקורת, אני חוזר על ההזמנה הזאת. ההחלטה לבדוק את "מי יגור", למשל, התקבלה לאחר, פנייה של חבר.
אמנון מאירי: מברך על הפעילות הביקורת לאורך השנים.
דיווח וועדת ביקורת לאסיפת יגור – 2 ביולי 2020
(דף נמסר באסיפה על ידי חבר הוועדה רן אייזנקוט)
וועדת הביקורת חדשה שנבחרה בסוף שנת 2019 פועלת מינואר 2020. כל דוחות הביקורת המוצגים באסיפה על ידי המבקרת עו"ד הלית הלר בוצעו בשנת 2019 במסגרת הפעילות של הוועדה הקודמת בניהול אביב ניב.
בישיבות ראשונות נבחנו פעילות הוועדה הקודמת בעזרת מרכז הוועדה שסיים (אביב ניב). פעילות הועדה היא במסגרת החלטות יגור, בהתאם לתקנון ולנהלים של יגור: "נוהל ביקורת פנים" משנת 2007, והנוהל "הסדר שקיפות ובקרה לוועדת ביקורת" הרשום בחוברת השינוי ביגור משנת 2017.
לימין הוועדה ממשיכה לעמוד המבקרת עו"ד הלית הלר, המבצעת את עבודת הביקורת ביגור, ומבקרת שנה חמישית.
בוועדת ביקורת 7 חברים והוועדה מתכנסת בממוצע כל חודש. המגפה פוגעת בעבודת הוועדה וכעת אנו בפיגור מול תחזית, כאשר הביקורת בענפים מבוצעת רק מסוף יוני.
תכנית הביקורת לשנת 2020 :
1.ביקורת על ניהול תשלומים ותקבולים ביגור.
ביקורת רוחב הכוללת את כל התאגידים של יגור, ענפים, מוסדות ומנהלות בקיבוץ יגור ובאחי"ג, כ-35 ענפים ומוסדות.
המטרה היא לבדוק כיצד משולמים הכספים ביגור, מקבלת "תעודת משלוח" והחשבונית ועד ביצוע התשלום. במקביל לבדוק את קליטת התקבולים ביגור, הנשלחים לביצוע רק באמצעות הנה"ח ו/או בגזברות יגור.
דוחות הביקורת יכללו רישום העובד המשתתף במהלכי תשלומים ותקבולים וחלקו בשרשרת מכתיבה או קבלת תעודת המשלוח ועד ביצוע תשלומים או קבלת הכספים.
2.ביקורת "מערכות מידע".
ביקורת מקיפה של יחידת המחשב כנותנת שרות לכל מסגרות הפעילות ביגור.
הביקורת תתמקד במסגרות השונות ביגור בוחנת הלימות השרות לצרכי התפעול השוטף וזמינות השרות בהתאם לצרכי התפעול.
בחינת מערכות ההבטחה בהגנה על מידע ונוהלי התפעול להגנת מקבלי השרות.
בחינת מערכות ההגנה על מידע אישי של חברות וחברים המצטבר במערכת.
3.ביקורת חוזרת.
בעקבות ההמלצות לתיקונים בדוחות ביקורת משנים 2018-2019. הכוונה לבדוק האם המבוקר מבצע את התיקונים הנדרשים בביקורת, ובמקום של מחלוקת בין מבקרת למבוקר, לקיים דיון בוועדת משק או בהנהלת אחיג בהתאם למבנה האירגוני.
4.ביקורת אחד התאגידים באחי"ג –
הביקורת באחי"ג מבוצעת בהתאם להחלטות הנהלת אחיג ובתאום עם וועדת ביקורת. עדיין לא נבחר התאגיד שיעמוד השנה לביקורת.
