פרוטוקול ישיבת הנהלת קהילה 01.2024

1.  פרוטוקול הנהלת קהילה 1/2024

מועד – 23.1.24 \ 17:00 – 19:30.

מקום – חדר ישיבות.

נוכחים (ע"פ הא' – ב' ): אוחנה קרן, בקר יוסי (גזבר\מנהל הנה"ח ) , גולדשטיין נבו , ענבר רותם ( מחליפה את אהוד ) ,פוגל שחר ,פלג רמי (מנהל קהילה), קוטליאר אהוד (מרכז חינוך ),קינן אורי (יו"ר קיבוץ)\מוזמן קבוע , שמשון גל (מנהלת מש"א) ,שריג איל (מרכז בריאות),

חסרים : בשן עמיחי , קוטליאר אהוד ( מרכז חינוך ) – במילואים.

סדר היום :

אישור סדר היום.

אישור פרוטוקול.

עידכונים.

שאלות.

מבנה אירגוני. (מצ"ב מבנה אירגוני )

נהלי עבודה \הנהלת קהילה.

תוכנית עבודה \ הנהלת קהילה.

מתווה לגיבוש תוכנית השקעות.

דיונים והחלטות :

אישור סדר היום :

החלטה – הוחלט לאשר את סדר היום.

בעד – פה אחד.

אישור פרוטוקול : לא נדרש.

עדכונים :

רמי עידכן על כניסה לתפקיד, פגישות עם ממלאי תפקידים מהקיבוץ והמועצה.

ביטול הביטוח למזגנים ומקררים :רמי וגל עידכנו, שדרור החל לקבל אחריות על "משק החום", דרור ימשיך לתת שירות למזגנים לעסק ולמזגנים ממסדיים. השירות לחברים יינתן בהתאם לפניות של דרור וע"פ מחירון .

דרור יפרסם לציבור את המחירון וכן מספר טל' של טכנאי מזגנים ומקררים מומלצים, כך שבמידה ולא יהיה פנוי לתת שירות לחבר, לחבר תהיה אופציה להזמין טכנאי אחר.

שאלות:

לגבי ביטוח המזגנים, מה לגבי אנשים מבוגרים ?

תשובה – נבקש מדרור לתעדף את המבוגרים, אך לאור העובדה שהפניות של דרור הצטמצמה ודרור ביקש להפסיק עם הביטוח, לא ניתן להבטיח שיוכל לתת שירות.

 

מה ההתנהלות לגבי המדיות החברתיות ?

תשובה – נקיים דיון בהנהלה על הסוגיה.

מבנה אירגוני. (מצ"ב מבנה אירגוני ) :

רקע : המבנה האירגוני הנוכחי, בו מכהנים במקביל ועד ההנהלה והנהלת קהילה, מייצר מתח מובנה ומורכבויות, בדיון שעלה מוצגים היתרונות והחסרונות :

יתרונות :

לחבר יש עוד אינסטנציה לערעור.

יש נוכחות של יותר נציגי ציבור.

חלוקת משאבי זמן יעילים לטיפול בהרבה סוגיות,בהתאם לחלוקה בין השוטף לאסטרטגי.

פחות שחיקה של החברים.

עוד גורם מבקר על תקציב קהילה.

חסרונות :

לא ברור אילו נושאים נדונים בוועד ואילו בהנהלת קהילה.

בעיה עם ערעורים, גוף אחד יכול לבטל החלטה של גוף אחר.

היתכנות לקונפליקט בין 2 גופי הניהול.

היתכנות לחוסר תיאום בין 2 גופי הניהול.

תחושה שמיתרים את הנהלת קהילה.

בדיון שהתקיים עלו ההתייחסויות הבאות :

ע"מ שניתן יהיה לנצל את היתרונות, נדרש תיאום בין מנהל הקהילה ליו"ר הקיבוץ.

יו"ר הקיבוץ מוזמן קבוע להנהלת הקהילה, ע"מ למקסם את התיאום והסינכרון בין 2 גופי הניהול.

חברי ההנהלות נדרשים גם להבנת המורכבויות ולגמישות, ע"מ למזער את הפוטנציאל לקונפליקט בין 2 ההנהלות.

החלטה – הוחלט להמשיך במבנה האירגוני הקיים ולבחון את הנושא בעוד 6 חודשים.

בעד – פה אחד.

 

נהלי עבודה \הנהלת קהילה: להלן נהלי העבודה של הנהלת הקהילה, לצורך עבודתה הפנימית.

זימון לישיבה + חומרים נלווים – שליחת חומרים נלווים כהכנה

לישיבה וזימון מראש.

2. תדירות פגישות – פעם בשבוע.

3. מועד קבוע – יום ג' ב17:00 – 20:00

4. קוורום + אישורי הגעה – מעל 50%

5. בעלי זכות הצבעה – כל חברי ההנהלה עפ המבנה האירגוני שאושר  באסיפה.

6. פורמט הישיבה:

א. אישור סדר היום- ע"מ לוודא שמדברים רק על הנושאים לסדר היום.

אישור פרוטוקול –

הטיוטה תישלח בדוא"ל להערות.

הערות נוסח יתוקנו.

הערות על סוגיות מהותיות ככל שלא יוסכמו, יובאו להצבעה בוועד.

בכל ישיבה יהיה אישור פורמלי של הפרוטוקול.

7. עדכונים – בסעיף זה ההנהלה תעודכן בנושאים שבשוטף.

8. שאלות – בסעיף זה חברי הנהלת הקהילה מוזמנים לשאול שאלותש אינן קשורות לסדר היום.

9. בסעיפים לסדר היום, פורמט הדיון יהיה כדלהלן :

א. הצגת הנושא

ב. הצעת ההחלטה.

ג. שאלות הבהרה.

ד. קיום דיון על הסוגיה.

ה. הצבעה ( במצב תיקו –אין החלטה, דיון מחודש או כל פתרון אחר

שיוסכם) .

10. סדר דוברים ותרבות דיון – הדיון יתנהל ע"פ סדר דוברים, בכל ישיבה,

חבר הנהלה אחר, ינהל את סדר הדוברים.

11. אופן העלאת נושאים לסדר היום של הנהלת קהילה:

א. באחריות מנהל קהילה ע"פ תוכנית + גמישות.

ב. בקשת חברי הנהלה ( הכנסה ע"פ סדרי עדיפות)

ג. בקשה של חברים להציף נושאים ( הכנסה ע"פ סדרי עדיפות ולא נושאים

אישיים)

12. העלאת נושא לדיון מחודש בנושא שכבר הוחלט עליו בוועד –רק באישור

ההנהלה.

13. הוואטסאפ של הנהלת הקהילה – ישמש להודעות טכניות ולא לקיום דיונים.

14. אתיקה – חברי הנהלת הקהילה מודעים לצורך באתיקה קולגיאליתל טובת תפקוד מיטבי של ההנהלה.

15. ניגוד עניינים – במצב של ניגוד עניינים, חבר הנהלה לא ישתתף בסעיףל דיון , בו הוא נמצא בניגוד עניינים.

16. שמירת סודיות – חברי ההנהלה מחויבים לסודיות כמתבקש מתפקידם.

17. נוכחות באספות – באסיפה בה סוגיות הומלצו בהנהלת קהילה ועולותל אסיפה, תהיה שאיפה להשתתפות חברי ההנהלה באסיפה.

18. פרסום פרוטוקולים למעט נושאים אישיים – פרוטוקול ההנהלהי פורסם במלואו לחברים, למעט נושאים אישיים.

 

תוכנית עבודה \ הנהלת קהילה : הנהלת הקהילה תגבש תוכנית עבודה שנתית, קרי סוגיות שידונו מעבר לעבודה השוטפת, במסגרת הדיון הוצעו הסוגיות הבאות :

כלים לבניית אמון עם הציבור.

התייחסות לחוברת השינוי.

חובות חברים ואישרור נוהל חובות.

מדיה תקשורתית בקיבוץ.

נוהל רכש.

קבלת תקציב ב10 לחודש.

אוגדן של נהלי יגור המעודכנים.

חיבור מרכולית וכולבו.

בריכה – נהלים

מצוקת חניות.

בטיחות בדרכים, רכבים וקלאב קאר.

דואר

רמי יתאם עם אודי, אילו מהסוגיות רלבנטיות להנהלת קהילה ואילו לוועד ההנהלה ויביא טיוטה לתוכנית עבודה לאישור ההנהלה.

 

מתווה לגיבוש תוכנית השקעות : במסגרת התקציב שעומד לאישור , קיימת מסגרת השקעות ע"ס 2.5 מ' ₪, היות ובדר"כ הבקשות להשקעות עולות על המסגרת המאושרת, מוצע המתווה הבא :

רמי יבקש ממנהלי הענפים להגיש בקשות עד סוף פב'.

מנהלי הענפים יוזמנו להציג את הבקשות.

ההנהלה תגבש סדרי עדיפויות

להשקעות ע"מ לעמוד במסגרת.

 

 

רשם, רמי פלג

 

 

מנהל קהילה קיבוץ יגור

 

 

העתק :

חברי ועד ההנהלה.

פרסום ציבורי.